Een GmbH oprichten: zo werkt het stap voor stap

Een GmbH gründen is voor veel ondernemers een logische keuze als ze een bedrijf willen starten in Duitsland. De GmbH, voluit Gesellschaft mit beschränkter Haftung, is een rechtsvorm waarbij je als oprichter niet met je privévermogen aansprakelijk bent voor schulden van het bedrijf. Dat geeft zekerheid. Tegelijk zijn er wel een aantal stappen, kosten en regels waar je rekening mee moet houden. In dit stuk lees je precies wat er bij komt kijken.

Wat een GmbH precies inhoudt

De GmbH is de meest gebruikte rechtsvorm voor bedrijven in Duitsland. Het is vergelijkbaar met een besloten vennootschap in Nederland of België. Wie een GmbH opricht, is alleen aansprakelijk tot het bedrag dat in het bedrijf is ingebracht. Privébezittingen zoals een huis of auto vallen daar buiten. Om een GmbH op te richten heb je minimaal 25.000 euro aan startkapitaal nodig, het zogenaamde Stammkapital. Je hoeft dat bedrag niet allemaal in één keer te storten. Bij de oprichting volstaat het om de helft te betalen, dus minimaal 12.500 euro. Het resterende deel moet je later inbrengen. Eén oprichter is al genoeg. Een GmbH kan dus door één persoon worden opgericht, maar meerdere oprichters zijn ook mogelijk. Elke oprichter heeft dan een aandeel in het bedrijf op basis van zijn of haar inbreng.

De stappen om een GmbH op te richten

Het oprichten van een GmbH verloopt via een vaste volgorde van stappen. Eerst stel je de oprichtingsakte op, de Gesellschaftsvertrag. Dat is een officieel document waarin de naam van het bedrijf, het doel, het startkapitaal en de verdeling van de aandelen worden vastgelegd. Dit document moet worden ondertekend bij een notaris. Die notaris stuurt daarna alles door naar het Handelsregister, het officiële register van bedrijven in Duitsland. Pas als het bedrijf is ingeschreven in dat register, bestaat de GmbH officieel. Daarna meld je het bedrijf aan bij de Gewerbeanmeldung, de lokale inschrijving voor commerciële activiteiten, en geef je het op bij de Belastingdienst, het Finanzamt. Gemiddeld duurt het hele proces vier tot acht weken. Hoe snel het gaat, hangt af van hoe druk het Handelsregister is en hoe snel je een afspraak bij een notaris kunt maken.

De kosten bij het starten van een GmbH

Reken op ongeveer 1.000 euro aan directe oprichtingskosten, naast het verplichte startkapitaal. Die kosten bestaan uit notariskosten en de kosten voor inschrijving in het Handelsregister. De notaris rekent een bedrag dat afhangt van de hoogte van het startkapitaal. Bij het minimumbedrag van 25.000 euro zijn die kosten doorgaans een paar honderd euro. De inschrijving in het Handelsregister kost ook een vast bedrag. Daarnaast kun je kosten maken voor juridisch of fiscaal advies, wat zeker aan te raden is als je voor het eerst een bedrijf opricht. Sommige mensen kiezen voor een kant-en-klare GmbH, een zogenaamde Vorratsgesellschaft. Dat is een al opgerichte en ingeschreven GmbH die je kunt overnemen. Dit is sneller dan zelf oprichten, maar brengt ook extra kosten met zich mee.

Wat je na de oprichting moet regelen

Als de GmbH eenmaal bestaat, zijn er nog een aantal zaken die je moet regelen. Het Finanzamt stuurt je een vragenlijst toe over de aard van je bedrijf en je verwachte omzet. Op basis daarvan krijg je een belastingnummer toegewezen. Je bent als GmbH verplicht om een boekhouding bij te houden en jaarlijks een jaarrekening te publiceren in het Handelsregister. Dat is één van de verplichtingen die bij deze rechtsvorm horen. Heb je personeel in dienst, dan moet je die aanmelden bij de sociale verzekeringen. Als directeur van de GmbH, de Geschäftsführer, ben je ook verplicht jezelf in te schrijven en ben je verantwoordelijk voor de wettelijke verplichtingen van het bedrijf. De directeur hoeft niet per se ook aandeelhouder te zijn. Dat zijn twee aparte rollen die je ook kunt splitsen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel startkapitaal heb ik nodig om een GmbH te starten?
Voor het oprichten van een GmbH heb je minimaal 25.000 euro aan startkapitaal nodig. Bij de oprichting hoef je echter maar de helft te storten, dus minimaal 12.500 euro. De rest leg je later in.

Hoe lang duurt het voordat een GmbH officieel bestaat?
De oprichting van een GmbH duurt gemiddeld vier tot acht weken. Die tijd is nodig voor de notarisafspraak, de inschrijving in het Handelsregister en de aanmelding bij andere instanties.

Kan één persoon alleen een GmbH oprichten?
Ja, één persoon kan een GmbH oprichten. Dat heet dan een Einpersonen-GmbH. Je bent dan zowel enig aandeelhouder als directeur, al kun je die rollen ook aan verschillende personen toewijzen.

Wat is het verschil tussen een GmbH en een UG?
De UG, ook wel Unternehmergesellschaft, is een lichtere versie van de GmbH. Je kunt een UG al oprichten met één euro aan startkapitaal. De UG moet wel elk jaar een deel van de winst opzij zetten totdat het startkapitaal 25.000 euro heeft bereikt. Pas dan kan de UG worden omgezet naar een volwaardige GmbH.